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Die Mediation durchläuft in der Regel fünf Phasen, deren Eintritt von der jeweiligen Situation in einer Mediation abhängig ist.
Phase I beginnt mit der Verhandlungseröffnung durch den Mediator. In dieser Phase werden die Charakteristika des Verfahrens durch den Mediator erläutert sowie dessen Regeln besprochen und gemeinsam festgelegt.
In Phase II stellen die Parteien ihre Sichtweise des Konfliktes dar. Der Mediator fasst diese zusammen, definiert die zu behandelnden Konfliktpunkte und entwickelt gemeinsam mit den Parteien die nächsten Schritte.
In Phase III hält der Mediator die Parteien dazu an, ihre Positionen zurückzustellen und die dahinterliegenden Interessen zu erarbeiten. Dabei unterstützt der Mediator die Parteien darin, ihre Beweggründe und die der jeweiligen anderen Partei zu erkennen und Verständnis hierfür zu entwickeln.
In Phase IV sollen die Parteien mit Unterstützung durch den Mediator Lösungsalternativen entwickeln und diese anhand ihrer Besten Alternative bewerten. Der Blick der Parteien soll sich in dieser Phase von der Vergangenheit auf die Zukunft und eine für alle Parteien nützliche Lösung richten.
Die Mediation wird in Phase V im Falle einer Einigung durch die rechtliche Ausgestaltung der einvernehmlich erzielten Lösung und deren Unterzeichung durch die Konfliktparteien abgeschlossen.